El Formulario de Cadena de Custodia (Hoja de Registro)
El formulario no es un simple papel; es el registro cronológico e ininterrumpido que permite acreditar la identidad e integridad de los elementos probatorios.
1. Componentes Técnicos Obligatorios del Formulario
Para que un formulario sea válido y soporte el contrainterrogatorio en juicio, debe contener:
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Identificación del Caso: Número de noticia del delito (NND), fecha, hora y lugar exacto de la recolección.
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Descripción del Indicio: Detalle pormenorizado (marca, modelo, color, número de serie, estado físico, dimensiones). En Documentología, se especifica si es original, copia, tipo de soporte y manuscrito/mecanografiado.
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Identificación del Recolector: Nombre, cargo, unidad y firma del perito o agente que levanta el indicio.
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Registro de Continuidad (Trazabilidad): Espacios para cada traspaso que incluyan:
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Nombres y apellidos de quien entrega y quien recibe.
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Institución y cédula.
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Fecha y hora del traspaso.
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Propósito del traslado (análisis, almacenamiento, exhibición en audiencia).
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Estado del embalaje (si los sellos están íntegros).
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Sustento Legal en el Ecuador (COIP y Reglamentos)
El formulario tiene fuerza legal basada en la normativa vigente:
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Art. 456 del COIP (Inciso Segundo): Indica explícitamente que se debe dejar constancia de la identidad de las personas que intervienen en la custodia y de los cambios que cada custodio realice. El formulario es el instrumento para cumplir este mandato.
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Reglamento del Sistema Especializado de Investigación, Medicina Legal y Ciencias Forenses: Establece el formato único y obligatorio para todas las instituciones que integran el sistema (Policía Nacional, Fiscalía, etc.).
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Art. 457 del COIP: La ausencia o el llenado defectuoso del formulario permite a la defensa alegar que la prueba ha sido “contaminada”, lo cual puede llevar a que el juez no le otorgue valor probatorio.
Comparativa Internacional: El Registro de Custodia
Cada país adapta el formato a sus necesidades procesales, pero mantienen la esencia de la trazabilidad:
| País | Denominación | Característica Técnica |
| Colombia | Formato de Rótulo y Registro | Es extremadamente detallado; incluyen un campo obligatorio para observaciones sobre el estado de los sellos de seguridad en cada entrega. |
| México | Registro de Cadena de Custodia (RCC) | Se divide en secciones de: Hallazgo, Traslado y Recepción. Es obligatorio que el RCC esté foliado y vinculado al Informe Policial Homologado (IPH). |
| España | Acta de Recogida de Efectos | Se centra en la firma del acta por parte de testigos o del propio imputado para dar fe de la legalidad de la incautación inicial. |
| Chile | Formulario de Custodia de Evidencia | Posee un sistema de códigos de barras vinculado a una base de datos central del Ministerio Público para rastreo en tiempo real. |
